配車システムによる脱Excel

配車管理をExcelで行っているという事業所は多いことでしょう。しかし、Excelによる配車管理というやり方には、様々な問題点があるのが現実。一方、配車システム導入によって脱Excel化を実現すれば、様々なメリットをもたらすことが出来ます。このページでは、Excelによる配車管理が抱える課題や、配車システム導入によってどのような変化がもたらされるかを紹介していきたいと思います。

Excelによる配車管理の課題

そもそもExcelは、紙と鉛筆の代わりに過ぎない

今の時代、様々な分野の事業所においてパソコンが導入されているのが普通となり、請求書や見積書、業務日報や報告書といった書類をExcelで作成するというのも、もはや当たり前となっていますね。そうして作成した書類は、プリンターを使えば簡単に印刷できますし、Eメールに添付して送信することも思いのままです。

そうした利便性ゆえに、配車管理もExcelで行っているというケースも多いことでしょう。実は、そこに落とし穴があります。率直に言ってしまえば、Excelでの配車管理というのは、紙と鉛筆で行う配車管理が、単にデジタル化されたに過ぎません。専用システムのように、最適なプランを立案したり、関連書類を自動作成してくれるということはありません。まずはこの点をしっかりと踏まえておくべきです。

Excelでも上手くいっている…それは優秀な配車スタッフのおかげ

上記の通り、Excelというものはあくまでも紙と鉛筆の代わりに過ぎません。もしも「うちの会社はExcelでの配車管理だが上手くいっている」という場合、それは配車担当スタッフさんが優秀だということ。そうした人材であれば、それこそ紙と鉛筆でも配車管理は上手くまわることでしょう。

逆に、そうした優秀なスタッフさんが定年退職されてしまったり、人事異動で別の部署に配置されたといった場合、Excelによる配車管理の弱点が一挙に顕著化することになります。それまで上手くいっていたというのは、件の配車スタッフさんの豊富な経験や的確な状況把握能力、突発事態に対する的確な対応力などに救われていたということ。それこそ未経験者や経験不足のスタッフが担当する場合、Excelによる配車管理ではミスが多発したり、トラブル対応に手間取ったりという事態が多発する可能性が、グンと高まってしまうのです。

Excel配車管理では、ミスが起こりやすく、トラブル対応も困難

あらためて申し上げるまでもなく、配送業務における配車表は「どの車両がどの配達先に向かうのか」を一覧できるようにしたもので、重要な役割を担っています。しかしながらExcelで作成する場合、どうしても配車ミスや配車漏れといったことが起きてしまいがち。例えば電話が頻繁にかかってきて依頼Aと依頼Bの内容を取り違えてしまったり、社員同士の連絡ミスで依頼自体がなかったことになってしまっているといった事が起きても、誤った情報がそのままExcelに入力されてしまうということが起きがちです。

また配送先や配送時間などが急遽変更されたという場合や、ドライバーが急病で欠勤することになったといった突発事態への対応も、Excelでの配車管理では、アナログなやり方で手間と時間をかけて行わなければなりません。

以上の通り、Excelでの配車管理というのは、あくまでも配車表の作成のみをデジタルで行っているに過ぎません。ミスの防止や修正、突発事態への対応などは、昔ながらのアナログな手法で行わなければならないのです。

配車システム導入で脱Excel化

上記の通り、Excelによる配車管理というのは、事実上、紙と鉛筆で行っているのとほとんど変わりがありません。ミスやトラブルが起きた際の改善も、結局は人間が手間暇をかけて行わなければならないのです。

一方、そうした課題や問題点を大きく改善してくれるのが、配車管理に最適化された機能を搭載した、配車システムに他なりません。導入することでどのようなメリットがもたらされるのか、詳しく紹介していきましょう。

配車状況をリアルタイムで見える化

配車システムの大きなメリットと言えるのが、刻々と変わる配車状況をリアルタイムで更新でき、その状況を関係者全員が閲覧できるという点です。事業所内のパソコン画面での閲覧はもとより、クラウド対応の端末画面を車両に搭載すれば、運転中のドライバーも情報を確認できます。いちいち携帯電話で連絡を取り合うといった手間も省け、急な予定変更などにもスムーズな対応が可能になります。

配車作業の「誰でもできる化」に大きく貢献

前述しました通り、Excelによる配車管理というものはとどのつまり、配車担当スタッフの技量や経験、判断力、対応力といったものに大きく左右されます。その点、配車システムを用いれば、必要な情報が的確に表示され、画面を見ながら行うことができ、さらには荷役作業時間や道路状況により時間のズレといった要素にも対応可能。熟練者でなくとも緻密な配車計画が行えるようになります。

シンプルで直感的に操作できるインターフェイス

パソコンなどを使い慣れている事務系スタッフの方はさておき、ベテランのドライバーさんなどは、IT系が苦手という方も少なくないことでしょう。その点、クラウド型配車システムの多くは、ドライバー向けの操作画面がシンプルな構成となっており、操作も直感的に行えるようになっています。例えば配送完了の報告はボタンひとつでOKといった具合。より多くの方が使いやすいように配慮されています。

作業効率を大きく向上し、経費削減にも貢献

先にも述べました通り、配車システムはリアルタイムな情報を関係者全員が簡単に共有できるという大きなメリットがあります。

例えば、自社で運用しているすべてのトラックの位置、配送ルート、届け先への到着予定時刻といったものを瞬時に確認することができ、配送の進捗状況においても、いちいちドライバーと連絡を取り合うといった必要はありません。それに伴い、電話料金の削減にも貢献します。

作業効率を大きく改善することができ、道路状況に応じた最適配送ルートの指定といったことも行えるため、車両の燃費向上にも大きく寄与、ひいては燃料代の節約にも繋がります。

各種の書類作成の手間も大きく削減

配車システムの機能としてもうひとつ見逃せないのが、各種の書類作成も自動で行ってくれるという利点です。それこそ配車システムがなかった時代、配送業務を終えたドライバーは営業所に戻ると日報作成が課せられ、管理者はその情報をまとめ、経理担当者は依頼先への請求書作成といった作業が不可欠でした。配車システムにはそうした書類を自動で作成する機能が備わっており、面倒な手間や時間を省くことができます。残業時間短縮にも大きく寄与してくれるのです。

• 配車システムによる配送ルートの最適化
• 配車システムによる積載効率の改善
• 配車システムによる物流コストの削減
• 配車システムによるドライバーの人材不足の緩和

まとめ

Excelによる配車管理では「作業効率の低下」「ミスが頻発」など、さまざまな課題が浮き彫りになっています。配車管理のミスや手間は「配車システム」の導入により大幅な改善が見込めるため、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

課題解決に役立つ配車システムですが、用途に合わせて選ぶことが重要です。

ここでは配送の種類別におすすめの配車システム4選をご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

【配送の種類別】配車システム4選
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