配送管理とは？配送業務に関する基礎知識

当記事では、配送管理の業務内容のほか、業務を円滑に進めるために求められることやよくある悩みについて解説しています。

そもそも配車とは

配車とは、配車係が配送先や荷物の種類に応じて適切な車両を選び、ドライバーを割り当てる業務のことです。配送方法にも車両にも複数の選択肢があるので、その中からベストであると考えられる組み合わせになるようにします。

ドライバーのスキルや性格など、さまざまな要素を考えることが求められる、難易度の高い業務だといえます。それゆえ、実績や経験を積んできたベテラン社員に、つい任せっきりになっている企業も多いのではないでしょうか。

配車管理とは

毎日同じ届け先に、しかも同じ時間に荷物を配送するのであれば、配車管理はそれほど難しい業務にはならないでしょう。けれども実際には、日々、異なる場所に、さまざまな時間帯に荷物を届けることが求められる業務なのです。

どのようなルートを使いどのような工夫をすることで、より効率的に業務をこなせるか、ということを念頭に置いてスケジュール作成を行う必要があります。その際、ドライバーのシフトや交通情報、さらに配送先の状況なども考慮しなくてはなりません。こうした業務をまとめて、配車管理といいます。

配車業務の内容は？

適切な交通手段を選択する

配送する荷物や時間などの条件を考慮し、適切な交通手段で配送を行う必要があります。活用できる交通手段が4つあるので、それぞれの特性をふまえて選択することになります。各交通手段の主な特性は、次のとおりです。

【自動車】
少量の荷物を運ぶのに適しています。
【鉄道】
多くの荷物をまとめて運ぶのに適しています。基本的に時間が正確なため、指定したとおりの時間に配送することができます。
【船】
重い荷物を運ぶのに適しています。配送先が海外である場合に選ばれる交通手段のひとつです。輸送時間が長いところがデメリットです。
【飛行機】
荷物が到着するまでの所要時間が短いです。船と同様、海外に荷物を配送するための交通手段のひとつです。ただし、重い荷物や多数の荷物には対応できない場合もあります。

車両を手配する

配送する荷物に適した車両を選択し、手配します。さらに、配送先までのルート決定も行います。スピーディーに対応することが大切です。

ドライバーのスケジュール管理をする

各ドライバーのスケジュール管理も、配送業務における重要な仕事です。手動で管理を行う場合には工数が増えるため、管理漏れが起こらないよう特に注意する必要があります。スケジュール管理を徹底しておけば、急な問い合わせにもスムーズに対応できます。

顧客に対応する

電話やWebサイトからの予約対応も行います。顧客満足度にダイレクトに影響する業務なので、親切さやきめ細やかな心遣いが求められます。トラブルが起こった際には、その対処を求められることもあるため、問題解決能力も欠かせません。

データ管理を徹底する

配車管理を円滑に行うためには、顧客情報や予約状況、車両情報、売上・収支状況など、さまざまな種類のデータを正確に扱うことが求められます。

配車業務のよくある悩み

複雑な条件が多い

近年、EC需要の高まりを背景に、配送する荷物の量も増え続けています。さらに、即日発送や翌日到着、到着時間などの指定を受け付けているサービスもあるため、積載量やドライバーの労働時間など、配送スケジュールを立てる際に考慮すべき事項は、多岐にわたります。

情報管理の正確さが求められる

滞りなく配送をこなすためには、データ管理が必要になります。管理すべきデータが多岐にわたるため、慎重さが求められます。ミスがあると、誤配送などの原因になります。

ドライバーとのコミュニケーション

日頃からドライバーと十分にコミュニケーションをとっておくことが、配車をトラブルなく行う上では重要になります。

コミュニケーションを通じて信頼関係を作り、さらにドライバーの性格やスキルなどを把握しておかないと、例えば、配車や指示内容についてあまり納得できない場合など、ドライバーは不満を募らせていくでしょう。不満がたまれば、会社を辞めてしまうなどの事態に発展する可能性もあります。

配車システムは配車業務に役立つ？

これまで述べてきたとおり、配車業務は複雑であり、容易にこなせるものではありません。その配車業務をサポートするツールとして、配車システムを導入してみるのも、ひとつの方法です。

スケジュールや配送ルートを自動で作成できるだけでなく、交通状況や配送状況をリアルタイムで確認することも可能になります。業務の効率化や負担軽減につながります。

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